Электронная система документооборота
Электронная система документооборота
DMS (Система Управления Документами) – Электронный документооборот (ЭДО) – система, управляющая процессами создания, редактирования, хранения, обмена, подписания и отслеживания документов в электронном виде внутри организации. Эта система переводит бумажный документооборот в цифровую среду, обеспечивая более быструю и безопасную работу с документами, оптимизацию рабочих процессов и предотвращение ошибок.
Основные функции:
- Централизованное хранение документов
- Механизмы электронной подписи и утверждения
- Контроль версий и отслеживание изменений
- Быстрый доступ к документам с помощью поиска и фильтрации
- Управление правами доступа
- Возможности интеграции и автоматизированные рабочие процессы
Основные модули:
Модуль входящих документов
- Обеспечивает приём, регистрацию, утверждение и направление входящих документов в соответствующие подразделения или ответственным лицам.
- Отслеживает все этапы документооборота, обеспечивая полный контроль над процессом.
Регистрация документов
- Входящие документы регистрируются в системе и получают уникальный идентификатор.
- Маршрутизация, обработка и отслеживание документов управляются в интегрированной форме.
Маршрутизация и распределение
- Входящие документы регистрируются в системе с уникальными идентификаторами.
- Они автоматически направляются в соответствующие отделы или ответственным сотрудникам.
Обработка и отслеживание
- Обеспечивается работа с документами только уполномоченными лицами.
Безопасность и конфиденциальность
- Отслеживание траектории движения каждого документа
- Автоматические уведомления и контроль статусов
Цифровое архивирование
- Входящие документы хранятся в электронном виде и надёжно архивируются.
- Документы легко находятся и доступны по уникальному идентификатору и функции поиска.
Архивирование и резервное копирование
- Перенос документов с истёкшим сроком хранения в архив
- Автоматическое создание резервных копий
Отчёты и аналитика
- Отчёты по документообороту, активности пользователей и срокам согласования
- Визуальные показатели и статистика для управленческих решений