Elektron Hujjat Aylanishi Tizimi

DMS (Document Management System) – Elektron Hujjat Aylanishi (EHA) tashkilot ichida hujjatlarning elektron shaklda yaratilishi, tahrir qilinishi, saqlanishi, ulashilishi, imzolanishi va kuzatilishi jarayonlarini boshqaradigan tizimdir. Ushbu tizim qog‘oz asosidagi hujjat aylanishini raqamli muhitga ko‘chirib, hujjatlarning tezroq, xavfsiz va shaffof boshqarilishini ta’minlaydi, ish jarayonlarini optimallashtiradi va xatolarni kamaytiradi.

Asosiy funksiyalari:

Hujjatlarning markazlashtirilgan tarzda saqlanishi
Raqamli imzo va tasdiqlash mexanizmlari
Versiya nazorati va o‘zgarishlarning kuzatilishi
Qidiruv va filtr imkoniyatlari orqali hujjatlarga tez kirish
Kirish huquqlarini boshqarish
Integratsiya imkoniyatlari va avtomatlashtirilgan ish jarayonlari

Asosiy modullar:

Kelib tushgan hujjatlar moduli

Kiruvchi hujjatlarni qabul qilish, ro‘yxatdan o‘tkazish, tasdiqlash va tegishli shaxslarga yo‘naltirishni ta’minlaydi
Hujjatning barcha aylanish bosqichlarini kuzatib, to‘liq boshqarishni amalga oshiradi

Hujjat qabulining ro‘yxatdan o‘tkazilishi

Kelib tushgan hujjatlar tizimda ro‘yxatdan o‘tkaziladi va noyob identifikator bilan belgilanadi
Hujjatlarning yo‘naltirilishi, ko‘rib chiqilishi va kuzatilishi integratsiyalangan holda boshqariladi

Yo‘naltirish va taqsimlash

Kelgan hujjatlar tizimda qayd qilinadi va noyob identifikator bilan ro‘yxatga olinadi
Hujjatlar tegishli bo‘limlarga yoki mas’ul shaxslarga avtomatik tarzda yo‘naltiriladi

Ko‘rib chiqish va kuzatish

Kiruvchi hujjatlarning faqat vakolatli shaxslar tomonidan ko‘rib chiqilishi va ishlanishi ta’minlanadi

Xavfsizlik va maxfiylik

Hujjatlarning harakat trayektoriyasini shakllantirish
Avtomatik bildirishnomalar va jarayon holatini kuzatish

Raqamli arxivlash

Kiruvchi hujjatlar elektron formatda tizimda saqlanadi va xavfsiz tarzda arxivlanadi
Hujjatlar noyob identifikator va qidiruv funksiyalari orqali osongina topiladi va olinadi

Arxivlash va zaxira nusxa

Amal qilish muddati tugagan hujjatlarning arxivga ko‘chirilishi
Zaxira nusxalarning avtomatik saqlanishi

Hisobotlar va analitika

Hujjat aylanishi, foydalanuvchi faolligi va tasdiqlash muddatlari bo‘yicha hisobotlar
Boshqaruv uchun vizual ko‘rsatkichlar va statistik tahlillar