DMS-Система Управления Документами

Электронная система документооборота

DMS (Система Управления Документами) – Электронный документооборот (ЭДО) – система, управляющая процессами создания, редактирования, хранения, обмена, подписания и отслеживания документов в электронном виде внутри организации. Эта система переводит бумажный документооборот в цифровую среду, обеспечивая более быструю и безопасную работу с документами, оптимизацию рабочих процессов и предотвращение ошибок.

Основные функции:

Централизованное хранение документов
Механизмы электронной подписи и утверждения
Контроль версий и отслеживание изменений
Быстрый доступ к документам с помощью поиска и фильтрации
Управление правами доступа
Возможности интеграции и автоматизированные рабочие процессы

Основные модули:

Модуль входящих документов

Обеспечивает приём, регистрацию, утверждение и направление входящих документов в соответствующие подразделения или ответственным лицам.
Отслеживает все этапы документооборота, обеспечивая полный контроль над процессом.

Регистрация документов

Входящие документы регистрируются в системе и получают уникальный идентификатор.
Маршрутизация, обработка и отслеживание документов управляются в интегрированной форме.

Маршрутизация и распределение

Входящие документы регистрируются в системе с уникальными идентификаторами.
Они автоматически направляются в соответствующие отделы или ответственным сотрудникам.

Обработка и отслеживание

Обеспечивается работа с документами только уполномоченными лицами.

Безопасность и конфиденциальность

Отслеживание траектории движения каждого документа
Автоматические уведомления и контроль статусов

Цифровое архивирование

Входящие документы хранятся в электронном виде и надёжно архивируются.
Документы легко находятся и доступны по уникальному идентификатору и функции поиска.

Архивирование и резервное копирование

Перенос документов с истёкшим сроком хранения в архив
Автоматическое создание резервных копий

Отчёты и аналитика

Отчёты по документообороту, активности пользователей и срокам согласования
Визуальные показатели и статистика для управленческих решений